威聯通科技股份有限公司(QNAP Systems, Inc.) - 網路儲存設備(NAS)

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Mattermost 使用者指南

簡介:

Mattermost 是一款簡單易用的可擴充群組通訊系統。 Mattermost 在同一位置提供所有群組通訊功能,搜尋方便且可從任何位置存取。 您可以在自己的 QNAP NAS 上建立專屬的代管式聊天解決方案。
Mattermost 應用程式可讓群組通訊集中在單一位置進行,所有人都可透過群組或私人聊天展開討論, 這只需利用 Mattermost 的私人或公開頻道功能便可達成;本文稍後將有進一步說明。 本文也將說明如何安裝與開始使用 Mattermost。

系統需求

  1. 目前僅 X86 型的 NAS 機種支援 Mattermost。
  2. QTS 4.3.3 及以上版本。
  3. 您必須啟用 NAS 上的通訊埠轉址功能,透過網際網路存取 Mattermost。 目前 Mattermost 尚未支援 CloudLink。
  4. 支援語言: 英文、西班牙文、法文、義大利文、荷蘭文、波蘭文、葡萄牙文、土耳其文、俄文、韓文、簡體中文、繁體中文、日文

安裝

前往〔App Center〕,使用搜尋列搜尋 Mattermost。

點擊 Materrmost 圖示下方的 按鈕,安裝 Mattermost 應用程式。


Mattermost
應用工具

開始使用:

註冊

安裝完畢後,請開啟 Mattermost 應用程式。 畫面隨即出現下列快顯視窗:

在指定欄位中輸入有效電子郵件地址。
自行選擇使用者名稱(其他 Mattermost 使用者將看見此名稱)。
輸入安全密碼後點擊下方的〔create account〕(建立帳號)按鈕。

建立帳號之後,請點擊〔create a new team〕(建立新群組):

系統將提示您輸入群組名稱;輸入您要使用的群組名稱後點擊〔next〕(下一步)。

您也可以使用管理員提供的群組網址直接註冊並加入現有群組。 (網址將於下一步產生)。

產生網址後,您可向群組的特定成員分享此網址,讓他們可加入您所建立的群組。

這些群組成員收到網址後,即可加入您的群組並進行類似的註冊程序。

您可視需求編輯要與群組分享的網址。

點擊〔finish〕(完成)後,系統會將您導向通訊服務介面。
您可以存取與建立頻道。
您可以選擇建立公開或私人頻道。

設定狀態

在頻道清單頂端點擊您的虛擬圖像後,畫面會出現下拉式選單。 您可以在選單中選擇自己的狀態,選項包括上線、暫離或離線。

登出

您可以從 Main Menu(主選單)登出;在畫面左側點擊最上方標題中的三條虛線,即可前往主選單。 點擊 Logout(登出)後,您將登出伺服器中的所有群組。

頻道

頻道用於管理不同主題的對話內容。 您群組中的所有成員皆可查看頻道。 若要傳送私人訊息,單人對象請使用直接訊息,多人對象則使用私人頻道

點擊More...(更多...)以建立新頻道或加入現有頻道。
若要建立新的頻道,您也可以點擊公開或私人頻道標題旁邊的〔+〕符號

頻道類型

Mattermost 的「頻道」功能可用於管理不同主題的對話內容。
共有三種頻道類型: 公開頻道、私人頻道、直接訊息。

1. 公開頻道

群組中的所有成員皆可查看公開頻道。
依據預設,系統會自動將剛註冊的群組新成員加入兩個公開頻道: 大廳 (Town Square) 與閒聊 (Off-Topic)。5

2. 私人頻道

私人頻道適用於敏感主題,僅限群組特定成員查看。 私人頻道的任一成員皆可新增其他成員。 頻道成員隨時可以選擇離開,但只有頻道擁有者或群組管理員有權移除其他成員。

3. 直接訊息和群組訊息

直接訊息適用於兩人之間的對談。 群組訊息則指三人以上對話所用的直接訊息。 兩者皆僅限對話參與人員查看。
若要與另一人進行私人對話,請使用「直接訊息」。

若要快速展開多人對話,可使用「群組訊息」(對象最多七個人)。 若要與更多人對談,必須建立「私人頻道」。
在系統管理員的允許下,您可向其他群組的成員傳送直接訊息或群組訊息。

「直接訊息」名單中的名稱旁邊也會有上線狀態指標。 狀態包括:上線(瀏覽器使用中)、暫離(瀏覽器暫停活動達 5 分鐘),以及離線(瀏覽器關閉)。

管理頻道

您可以建立、加入、重新命名、離開和刪除頻道。

建立頻道

找到畫面左側的「公開頻道」或「私人頻道」標題,然後選擇標題旁邊的 符號,即可建立新的公開頻道或私人頻道。 若要建立直接訊息對話串,請點擊「直接訊息」名單底部的 More(更多),查看您可通訊的群組成員名單。 除非權限受到系統管理員限制,否則任何人都可建立公開頻道或私人頻道。

加入頻道

點擊「頻道」清單底部的 More(更多),查看您可加入的公開頻道清單。 若要加入私人頻道,必須由該頻道的成員將您加入。

將成員新增至頻道

點擊中央面板最上方的頻道名稱以開啟下拉式選單,然後點擊 Add
Members(新增成員)。 頻道中的任何成員都可新增成員,只要點擊使用者名稱旁的 Add(新增)即可完成。 已新增至頻道的使用者就不會出現於此。

移除頻道成員

點擊中央面板最上方的頻道名稱以開啟下拉式選單,然後點擊 Manage Members(管理成員)。 頻道中的任何成員都可移除其他成員,只要點擊使用者名稱旁的 Remove(移除)即可完成。

重新命名頻道

點擊中央面板最上方的頻道名稱以開啟下拉式選單,然後點擊 Rename Channel(重新命名頻道)。 除非權限受到系統管理員限制,否則任何人都可重新命名所屬的頻道。
為頻道重新命名時,您也可以變更頻道網址(又稱為頻道控制代碼)。 變更頻道網址會中斷現有連結。

離開頻道

點擊中央面板最上方的頻道名稱以開啟下拉式選單,然後點擊 Leave Channel(離開頻道)。 已離開私人頻道的群組成員若想重新加入頻道,必須由頻道成員將其重新加入。 頻道的提及通知不會發送給非頻道成員的群組成員。

刪除頻道

點擊中央面板最上方的頻道名稱以開啟下拉式選單,然後點擊 Delete Channel(刪除頻道)。
除非權限受到系統管理員限制,否則任何人都可刪除所屬的公開頻道或私人頻道。
頻道一經刪除也會從使用者介面上移除,但伺服器中會保留其一份封存副本,以供日後稽查使用。

基於這個原因,新建頻道的網址不得與已刪除的頻道相同。

將頻道加到最愛清單

您可將最重要的頻道、私人頻道和直接訊息加到最愛頻道清單,對於您管理側邊欄大有助益。

若要將頻道加到最愛清單,只需開啟該頻道,然後點擊頻道名稱左側的星號。

訊息

傳送訊息

您可以使用 Mattermost 底部的文字輸入方塊撰寫訊息內容。

按〔ENTER〕鍵傳送訊息。 同時按〔SHIFT〕鍵與〔ENTER〕鍵可換行撰寫訊息,而非傳送訊息。

回覆訊息

點擊訊息文字旁邊的回覆箭頭,即可回覆特定訊息。

您可以針對特定訊息留言和回覆,這樣做會新建屬於該訊息的對話串;此對話串包含所有回覆和留言,並且顯示在訊息聊天介面。

提及群組成員

您可以輸入特定內容,向選擇的群組成員發出通知 

輸入 @ 以觸發可提及的群組成員名單。 若要篩選名單項目,請輸入任何使用者名稱、名字、姓氏或暱稱的前幾個字母。 使用向上鍵和向下鍵捲動名單項目,然後按〔ENTER〕鍵選擇要提及的成員。 選擇成員時,使用者名稱會取代全名或暱稱。

本例示範的是傳送提及通知給 Matthew(使用者名稱為 Matthew)。 只要是頻道或訊息中提及 Matthew,他都會收到相關通知。

假如 Mathew 暫離 Mattermost 且開啟電子郵件通知,便會收到含有被提及訊息內容的電子郵件通知。

如果您提及的對象並非頻道成員,系統會發佈訊息告知您。 此系統訊息是暫時訊息,只有您會看見這則訊息。 若要在頻道中新增提及對象,請開啟頻道名稱旁邊的下拉式選單,然後選擇 Add Members(新增成員)。

@channel 與 @all
您可以輸入 @channel 或 @all 來提及頻道全部成員。 頻道的所有成員都會收到提及通知,結果就像個別提及每位成員一樣。 如果用於大廳 (Town Square),則群組的所有成員皆會收到通知。
@channel 本週的面試結果很棒。 我們應該可以選出幾位不錯的應徵者!
如果頻道成員至少有五個,您將收到提示訊息,以確認是否要向頻道所有成員發出通知。

@here
您可以輸入 @here,提及目前頻道內狀態為上線的所有人。 如此會向頻道的上線中成員發出桌面通知及推送通知。 這會在側邊欄中計為一次提及通知。 離線成員不會收到通知,且當他們回到網站時,也不會在頻道側邊欄看見新增的提及通知次數。 暫離的成員唯有將通知設為「所有活動」時,才會收到桌面通知,但不會在側邊欄看見新增的提及通知次數。
@here 誰可以幫忙快速檢閱這個文件?

觸發提及通知的字詞
若要自訂觸發提及通知的字詞,請依序前往 Account Settings > Notifications > Words that trigger mentions(帳號設定 > 通知 > 觸發提及通知的字詞)。 依據預設,您會收到含有您使用者名稱的提及通知,以及 @channel@all@here 的提及通知。 您可以選擇將您的名字設為觸發提及通知的字詞。
您可以在輸入方塊中輸入自訂的字詞清單(以逗號分隔),作為觸發提及通知的條件。 如果您希望收到關於特定主題的所有貼文通知(例如「面試」或「行銷」),這份清單就相當實用。

最近提及
點擊搜尋方塊旁邊的 @,查詢您最近的 @ 提及項目和觸發提及通知的字詞。 在右側側邊欄中點擊搜尋結果旁邊的 Jump(跳至),從中央面板跳至含有提及項目的訊息所在頻道和位置。

分享檔案

下列類型的檔案可附加到 Mattermost 中的訊息:

  1. 圖像: BMP、GIF、JPG、JPEG、PNG、SVG
  2. 影片: MP4
  3. 音訊: MP3、M4A
  4. 檔案: PDF、TXT

附加檔案的方式

您可以透過下列方式附加檔案:

  • 使用附件圖示 - 點擊訊息輸入方塊內的迴紋針圖示(右方角落)。
  • 拖放
  • 從剪貼簿貼上

檔案預覽工具

Mattermost 內建檔案預覽工具,供您運用在以下用途:

  • 下載檔案
  • 分享公開連結
  • 檢視媒體檔案

點擊附加檔案的縮圖,在檔案預覽工具中開啟檔案。

下載檔案
點擊附加檔案縮圖旁邊的下載圖示,即可下載該檔案。

分享公開連結

您可使用公開網址,向 Mattermost 系統外部的任何人分享附件。 若要分享附件,請依序點擊附件縮圖和 Get Public Link(取得公開連結)。
如果檔案預覽工具中未顯示 Get Public Link(取得公開連結),您可以要求系統管理員前往系統主控台的 Security > Public Links(安全性 > 公開連結),將此功能啟用。

備註: Mattermost 支援每則貼文最多五個附加檔案,且檔案大小上限為 50 MB。 只有系統管理員可增加檔案配置大小。

標記訊息

您可以標記訊息,以便後續追蹤。

若要嘗試標記訊息,請將滑鼠游標暫留於訊息上以顯示旗標圖示。 點擊圖示即可標記訊息,進行後續追蹤。

點擊搜尋方塊旁邊的旗標,檢視您所標記的訊息清單。

若要移除標記清單中的訊息,只要點擊訊息旁邊的旗標便可將它清除。

釘選訊息

頻道的任何成員都可將重要或實用訊息釘選至頻道。 頻道的所有成員都可看見釘選訊息清單。

釘選的訊息皆標有釘選圖示

若要釘選訊息

  1. 將滑鼠游標暫留於您要釘選的訊息。 畫面隨即顯示 [...] 連結。
  2. 點擊 [...] >〔Pin to channel〕(釘選至頻道)

若要取消釘選訊息:

  1. 將滑鼠游標暫留於您要取消釘選的訊息。 畫面隨即顯示 [...] 連結。
  2. 點擊 [...] >〔Un-pin from channel〕(從頻道取消釘選)

群組管理

如果系統管理員已在系統主控台將 Enable Team Creation(啟用群組建立)設為 true,則任何人都可建立新的群組。

如果系統管理員啟用了群組建立功能,則使用者可從群組側邊欄或主選單建立群組。 群組的建立者會成為群組管理員。

點擊群組側邊欄底部的 圖示,前往可供輸入群組名稱和選擇新群組網址的頁面。 如果選單中未顯示此選項,表示系統管理已停用群組建立功能。

主選單

您也可以點擊 Main Menu > Create a New Team(主選單 > 建立新群組),從主選單建立群組。

如果選單中未顯示此選項,表示系統管理已停用群組建立功能。

管理成員

邀請

如果系統管理員已啟用新增功能,您可透過下列三種方式,將人員新增到您的群組: 傳送直接邀請、分享公開群組邀請連結、將在此伺服器上設有帳號者新增到您的群組。

直接邀請

受邀者會直接收到電子郵件邀請(從群組伺服器直接發出)。 邀請函中包含一條連結,讓受邀者點擊後前往帳號建立頁面。

若要傳送直接邀請

  1. 在導覽面板的最上方點擊您的使用者名稱。
  2. 點擊 Send Email Invite(傳送電子郵件邀請)並輸入受邀者的電子郵件地址及姓名。
  3. 若受邀者超過一人,請依序點擊 Add another(新增其他人)和 Send Invitation(傳送邀請)。

群組邀請連結

群組邀請連結是一個專屬網址,可將人員導向群組的帳號建立頁面。 任何人皆可使用群組邀請連結,且除非群組管理員或系統管理員透過 Team Settings > General > Invite Code(群組設定 > 一般 > 邀請代碼)重新產生連結,否則邀請連結不會改變。 例如,可將群組邀請連結加入全公司的電子郵件,邀請所有員工加入 Mattermost 群組。

若要取得群組邀請連結

  1. 在導覽面板的最上方點擊您的使用者名稱。
  2. 點擊 Get Team Invite Link(取得群組邀請連結)。
  3. 在開啟的視窗中複製連結,並與您的邀請對象分享這條連結。

將人員新增到您的群組

如果您的邀請對象在此伺服器上已設有帳號,您無須傳送邀請,即可將他們新增到您的群組。

若要將人員新增到您的群組

  1. 在導覽面板的最上方點擊您的使用者名稱。
  2. 點擊 Add Members to Team(將人員新增到群組)。 新增成員的視窗隨即開啟。
  3. 點擊邀請對象的使用者名稱,將他們新增到您的群組。 您可以在搜尋方塊中輸入名稱,以篩選名單項目。 如果您要新增的對象不在名單上,該名對象可能已在您的群組中,或者在您的伺服器上沒有帳號。

角色

Mattermost 中共有四種使用者角色,權限層級各不相同:
系統管理員、群組管理員、成員、停用帳號。 群組管理員如需查看群組使用者的名單和角色,可前往 [...] Main Menu(主選單),然後選擇 Manage Members(管理成員)。

成員

使用者加入群組後,預設會被賦予「成員」角色。 成員具有 Mattermost 群組的基本權限。

頻道管理員

頻道建立者會獲派為該頻道的「頻道管理員」。 擔任「頻道管理員」可執行下列事項:

  • 指派「頻道管理員」角色給頻道的其他成員。
  • 解除其他頻道管理員的「頻道管理員」角色。
  • 移除頻道的成員。

視系統設定而定,可將重新命名頻道和刪除頻道等系統管理員特有權限授予頻道管理員。

群組管理員

建立群組後,群組設立者就成為「群組管理員」。 某人在一個群組擔任「群組管理員」時,在其他群組就只能具備「成員」角色。 群組管理員可執行下列事項:

  • 存取群組網站主選單中的〔Team Settings〕(群組設定)選單。
  • 從 Slack 匯出檔案變更群組名稱和匯入資料
  • 存取〔Manage Members〕(管理成員)選單,控制群組成員具備「成員」或「群組管理員」角色。

系統管理員

新的 Mattermost 系統安裝完畢後,首位加入的使用者會被賦予「系統管理員」角色。
「系統管理員」通常是 IT 部門員工,不但具備「群組管理員」的所有權限,還可執行下列事項:

  • 在任何群組網站存取主選單中的〔System Console〕(系統主控台)。
  • 在系統主控台中變更 Mattermost 伺服器的任何設定。
  • 將其他使用者升級為「系統管理員」角色,或從「系統管理員」角色降級。
  • 停用和重新啟用使用者帳號
  • 存取私人頻道(但須取得該私人頻道的連結)

移除群組使用者或離開群組

移除群組使用者

只要是群組管理員,皆可依照以下方式移除群組使用者:前往 [...] Main Menu > Manage Members(主選單 > 管理成員),然後在使用者名稱旁邊的下拉式選單中選擇 Remove From Team(從群組移除)。

將使用者從群組移除後,這些使用者的群組側邊欄就不再顯示該群組。 如果他們當時處於開啟群組的狀態,系統會將他們重新導向其群組側邊欄所顯示的第一個群組。 如果他們不屬於任何其他群組,系統會將他們導向群組選擇頁面。

系統管理員也可利用以下方式移除群組使用者:前往 System Console > Users(系統主控台 > 使用者),然後選擇使用者名稱旁邊的下拉式選單並點擊 Manage Teams(管理群組)。

離開群組

使用者也可透過以下方式,自行選擇離開群組:前往 [...] Main Menu > Leave Team(主選單 > 離開群組)。 這麼做不僅可讓使用者從群組移除,還會從該群組的所有公開頻道和私人頻道中移除。
如果使用者離開群組後要重新加入,唯有當該群組設為〔Allow any user with an account on this server to join this team〕(允許在此伺服器設有帳號的任何使用者加入此群組),或該使用者收到新的邀請,才可重新加入。 使用者重新加入群組後,不再是先前所屬頻道的成員。

系統主控台

若要存取系統主控台,您可以前往 Main Menu > System Console(主選單 > 系統主控台)。

電子郵件通知:

在系統主控台選單左方的〔Notifications〕(通知)頁籤下,點擊 Email(電子郵件)

您可以視需求將電子郵件通知設為 true 或 false。

您必須先設定 SMTP 電子郵件伺服器,才能啟用電子郵件通知。

SMTP 電子郵件設定步驟

實務上,Mattermost 需要啟用 SMTP 電子郵件服務以接收電子郵件通知,並使用電子郵件認證方式重設系統密碼。

啟用電子郵件的方式

若要啟用電子郵件,請按照下列步驟設定 SMTP 電子郵件服務:

  1. 設定 SMTP 電子郵件寄送服務(如果您尚未使用認證資料設定 SMTP 服務)
    • 您只需要下列資訊,便可使用所有 SMTP 電子郵件服務: 伺服器名稱、通訊埠、SMTP 使用者名稱、SMTP 密碼。
      • 如果您沒有 SMTP 服務,請按照以下簡易指示,透過 Amazon Simple Email Service (SES) 設定 SMTP 服務:
        1. 前往 Amazon SES console(Amazon SES 主控台),然後 〔SMTP Settings〕>〔Create My SMTP Credentials〕(SMTP 設定 > 建立我的 SMTP 認證)
        2. 複製伺服器名稱、通訊埠、SMTP 使用者名稱,以及 SMTP 密碼,以供步驟二使用。
        3. 從〔Domains〕(網域)選單設定並驗證新網域,然後為該網域啟用〔Generate DKIM Settings〕(產生 DKIM 設定)。
          • Mattermost 建議您為電子郵件網域設定「發件人策略框架」(SPF) 和/或「網域密鑰識別郵件」(DKIM)。
          • 選擇發件人地址(例如 mattermost@example.com)並點擊〔Send a Test Email〕(傳送測試電子郵件),驗證設定是否正確。
  2. 配置 SMTP 設定
    • 登入現有群組並從主選單存取〔System Console〕(系統主控台),以開啟系統主控台

      如果還沒有群組,請使用瀏覽器前往 http://dockerhost:8065/ 建立群組,然後在主選單中點擊 System Console(系統主控台)。
       
    • 前往 Authentication > Email(認證 > 電子郵件頁籤),完成以下設定:
      Allow Sign Up With Email(允許使用電子郵件註冊):true
    • 前往 Notifications > Email(通知 > 電子郵件頁籤),完成以下設定:
      • Send Email Notifications(寄送電子郵件通知):true
      • Notification Display Name(通知顯示名稱): 顯示寄送通知的電子郵件帳號名稱
      • Notification Email Address(通知電子郵件地址): 用於寄送通知的電子郵件帳號所顯示的電子郵件地址
      • SMTP Username(SMTP 使用者名稱): 步驟一的 SMTP 使用者名稱
      • SMTP Password(SMTP 密碼): 步驟一的 SMTP 密碼
      • SMTP Server(SMTP 伺服器): 步驟一的 SMTP 伺服器
      • SMTP Port(SMTP 通訊埠): 步驟一的 SMTP 通訊埠
      • Connection Security(連線安全性): TLS(建議)
      • 點擊 Save(儲存)
      • 點擊 Test Connection(測試連線)
      • 如果測試失敗,請前往 OTHER > Logs(其他 > 記錄檔)查看是否有類似以下的錯誤:[EROR]/api/v3/admin/test_email ...

SMTP 設定範例

Amazon SES

  • SMTP Username(SMTP 使用者名稱)設為 [YOUR_SMTP_USERNAME]
  • SMTP Password(SMTP 密碼)設為 [YOUR_SMTP_PASSWORD]
  • SMTP Server(SMTP 伺服器)設為 email-smtp.us-east-1.amazonaws.com
  • SMTP Port(SMTP 通訊埠)設為 465
  • Connection Security(連線安全性)設為 TLS

Postfix

  • 請確認 Postfix 與 Mattermost 安裝在同一台電腦
  • SMTP Username(SMTP 使用者名稱)設為(空白)
  • SMTP Password(SMTP 密碼)設為(空白)
  • SMTP Server(SMTP 伺服器)設為 localhost
  • SMTP Port(SMTP 通訊埠)設為 25
  • Connection Security(連線安全性)設為(空白)

Gmail

  • SMTP Username(SMTP 使用者名稱)設為 your_email@gmail.com
  • SMTP Password(SMTP 密碼)設為 your_password
  • SMTP Server(SMTP 伺服器)設為 smtp.gmail.com
  • SMTP Port(SMTP 通訊埠)設為 587
  • Connection Security(連線安全性)設為 STARTTLS

Hotmail

  • SMTP Username(SMTP 使用者名稱)設為 your_email@hotmail.com
  • SMTP Password(SMTP 密碼)設為 your_password
  • SMTP Server(SMTP 伺服器)設為 mtp-mail.outlook.com
  • SMTP Port(SMTP 通訊埠)設為 587
  • Connection Security(連線安全性)設為 STARTTLS

完成 SMTP 伺服器設定後,請點擊 save(儲存)後再退出系統主控台。

群組統計與網站統計

您可以在〔REPORTING〕(報表)頁籤下查看詳細的群組統計資料。這裡的詳細資料包括:全部使用者、全部貼文、頻道數量、群組數量,以及每日和每月活躍使用者等。

發佈日期: 2017-11-15
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