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如何使用 Qfiling 歸類檔案?

關於Qfiling

Qfiling是全方位的自動歸檔軟體,改革傳統檔案整理方式,採用Qsirch全文檢索運算技術,根據不同檔案種類使用進階歸檔條件,快速分類資料夾中的大量檔案,大幅提升您的工作生產力。

首頁簡介

透過Qfiling首頁,所有歸檔作業的狀態皆能一目瞭然。

除了單次歸檔作業外,您還可檢視固定的歸檔作業排程。

建立歸檔任務

  1. 點擊右上角的[建立自動歸檔任務]。
  2. 輸入任務名稱。
  3. 在左欄[來源路徑]中選擇來源資料夾。
  4. 在右欄[目的路徑]中選擇您要建立的資料夾位置。


    您也可以在此直接建立新資料夾。
  5. 點擊[下一步]。
  6. 在[歸檔條件]中選擇檔案類型。
  7. 為每種檔案類型設定歸檔條件。
  8. (非必要)點擊 為子資料夾設定歸檔條件。


    您可以一次設定各檔案類型的歸檔方式。
  9. 點擊[下一步]。
  10. 選擇排程。
    1. 若此次任務為一次性歸檔,請選擇[單次型任務]。
    2. 若此次任務為常態性歸檔,請選擇[排程型任務]。


  11. 點擊[下一步]。
  12. 選擇您想要啟用的進階選項
  13. 選擇重複檔名處理原則。
  14. 點擊[下一步]。
  15. 總覽:觀看此次歸檔的所有設定,並在右方預覽歸檔後的資料夾結構。
  16. 點擊[套用]。

    請注意:即使您選擇刪除來源檔案,在歸檔任務完成後,您仍然可以在首頁恢復原本狀態。所有的檔案會回歸來源資料夾,所有的新建資料夾也會被刪除。

推薦使用方式

攝影玩家:

  1. 若您使用專業攝影軟體(例如Adobe Lightroom)為相片附加標籤並按分類為您的攝影作品備份,建議您使用下列歸檔方式:
    1. 設定歸檔條件為 [圖片/IPTC關鍵字/拍攝月份]
    2. 設定歸檔條件為 [圖片/拍攝月份/拍攝日期/IPTC關鍵字]
  2. 如果您需要每個月整理大量的相片,您可使用Qfiling的歸檔排程,將歸檔方式設定為[排程型任務]。

辦公室上班族:

  1. 若您需要整理屬於同一專案的所有檔案,建議您選擇[單次型任務],並將文件檔案的歸檔方式設為 [文件/副檔名],圖片檔案設為[圖片/拍攝日期],影片檔案設為[影片/拍攝月份],音樂檔案設為[音樂/音樂類型],藉此一次分類各種檔案。


  2. 若您需要每個月整理大量文件,建議您選擇[排程型任務],並將設定歸檔條件 [文件/副檔名/修改日期],藉此分類大量文件檔案。


配方庫

  1. 精選配方:
    Qfiling 為各種檔案類型提供預設的歸檔條件,包含:攝影玩家、音樂大師、影視達人等。這些配方可讓您瞭解常用的歸檔條件,並讓您在建立歸檔任務時快速完成任務設定。
    • 檢視配方細節:若要檢視配方細節,請點選配方圖示或將滑鼠游標移至圖示上方。
  2. 我的獨家配方:
    您可使用自訂的歸檔條件建立獨家配方,並儲存於配方庫中。此後,您便可在建立歸檔任務時,使用獨家配方以快速完成歸檔任務設定。
    • 如何建立獨家配方:若要建立獨家配方,請點選[獨家配方]下方的〈建立配方〉,並指定您需要的歸檔條件。

      若要檢視已建立的獨家配方,請至[我的獨家配方]。

      您亦可將符合您需求的精選配方轉換為〔獨家配方〕,並做進一步修改。
      • 如何將精選配方加入我的獨家配方:
        請點選要轉換為獨家配方的精選配方,並點擊〔另存為新配方〕。

        若要檢視已建立的配方,請至〔我的獨家配方〕。
  3. 使用配方建立歸檔任務:
    建立歸檔任務時,您可選擇套用配方庫中的精選配方或是已建立的獨家配方,以便迅速完成歸檔任務設定。

系統紀錄

透過〈系統紀錄〉,您可以檢視所有與 Qfiling 任務相關的事件與任務狀態。

  1. 檢視各類事件:若要檢視各類事件的記錄,請點擊右上方的篩選器並選擇事件類型。
  2. 檢視任務狀態:若要檢視任務的狀態,請點擊各任務在動作欄位的圖示。
  3. 任務日誌:若要檢視歸檔任務的細節與狀態,請點選動作欄位中的
  4. 下載系統記錄/任務日誌:若要下載系統記錄或任務日誌,請點擊事件列表上方的[下載]。

相關資料: 為什麼使用 Microsoft Excel 開啟 Qfiling 系統記錄檔時會出現亂碼?

取得方式與系統需求

Qfiling 與 Qsirch 可於 QTS App Center 中取得。

Qfiling 與 Qsirch 需要 QTS 4.3.0(或更新的韌體版本)。x86 機種需要至少 2GB 記憶體 ,但建議您安裝 4GB 以上記憶體,以獲得更佳的瀏覽體驗。

發佈日期: 2016-11-01
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