Expectativas de Verb Farm: con una nube personal se ayuda a una agencia virtual a prosperar

Cuando un amigo me informó [a la directora de Verb Farm, Stefanie Walker] sobre los servidores de almacenamiento conectados en red (NAS), los cuales permiten compartir archivos usando una interfaz basada en la web, ella dice, "aparecieron fuegos artificiales en mi cerebro. Mi primer pensamiento fue 'Necesito esta…mi propia nube personal '. Mi siguiente pensamiento fue 'todos los propietarios de empresas pequeñas que conozco necesitan una nube personal'" - Verb Farm

Antecedentes de la compañía:

Verb Farm es una tienda editorial de servicios completos con sede en Portland, Oregón, la cual se especializa en el diseño de información. La agencia trabaja con compañías y agencias creativas de todos los tamaños para proporcionar contenido estratégico y ha ganado por sí misma aceptación entre sus clientes —transformando proyectos únicos en relaciones a largo plazo.

La directora de Verb Farm es el núcleo del equipo virtual de escritores, diseñadores, editores y programadores. "Al funcionar como una agencia virtual, me permite crear equipos de proyectos flexibles, integrados y personalizados para mis clientes. Los clientes no pagan por los gastos generales para mantener el personal que probablemente no necesiten y el equipo se esfuerza por satisfacer sus necesidades únicas", expresó ella. Puede ser un acto de malabares, pero la atención a los detalles de la señora Walker corresponde con su flexibilidad innata.

Desafíos latentes:

El desafío más importante de Verb Farm es compartir archivos y colaborar con una cantidad emergente de clientes y contratistas. La agencia usa equipos Mac, lo cual puede ser un desafío a la hora de establecer comunicación con clientes que usen PC. Un cliente le pidió a ella usar la plataforma para compartir archivos de la empresa, pero no era compatible con equipos Mac. Aunque muchas compañías implementaron las redes Wi-Fi* invitadas en años recientes para facilitar la colaboración en el sitio, ahora la mayoría han implementado la seguridad en ellas para evitar usos no autorizados. "Los clientes generalmente expresan que es muy incómodo otorgar acceso a los invitados temporales, de tal forma que me baso en el correo electrónico y en el administrador de tareas en línea, para compartir archivos", expresó la señora Walker.

"Algunos de mis clientes usan servicios en línea para compartir archivos grandes, mientras que otros hacen las transferencias de archivos por medio de unidades flash, cuando nos encontramos en persona. La transferencia de archivos aún es un desafío inmenso, sin considerar el tamaño de la compañía".

Después de experimentar varios problemas usando la nube pública y de enterarse de otros inconvenientes, ella no apoya mucho esto. Debido a que ella sabe que la privacidad y la seguridad no se pueden garantizar, ella prefiere tener control físico de los archivos de proyectos de Verb Farm.

Para poder suministrar niveles superiores de servicios a sus clientes, ella también necesita acceso a las versiones más recientes de los archivos de trabajo, así como de los archivos finales y empaquetados. "Tengo que controlar los archivos; no puedo dejarlos en los discos duros de los contratistas, porque nunca sé el momento en que un cliente vaya a solicitar un cambio. En las noches, los fines de semana tengo que estar disponible para responder oportunamente".

Cuando un amigo me informó sobre los servidores de almacenamiento conectados en red (NAS), los cuales permiten compartir archivos usando una interfaz basada en la web, ella dice, "aparecieron fuegos artificiales en mi cerebro. Mi primer pensamiento fue 'Necesito esta…mi propia nube personal'. Mi siguiente pensamiento fue 'todos los propietarios de empresas pequeñas que conozco necesitan una nube personal'".

Una herramienta nueva del negocio:

Verb Farm adquirió un QNAP TS-239 Pro II+ Turbo NAS con un procesador Intel® Atom™. Debido a que es una empresa unipersonal, Verb Farm no cuenta con personal de TI—ni incluso presupuesto oficial para TI—entonces, la facilidad de uso siempre era una consideración primordial. El tener un procesador Intel Atom representa una inversión inteligente en tecnología fiable y permite hacer las copias de seguridad simplificadas, así como el acceso a archivos importantes en cualquier momento, en cualquier lugar y en cualquier dispositivo conectado.

A ella le pareció fácil y rápido crear un directorio de archivos y cargar archivos de forma selectiva. "He usado sistemas de administración de contenidos y servicios basados en la web, de tal forma que la curva de aprendizaje no fue tan abrupta", expresó la señora Walker. Después de crear las cuentas de usuarios para los contratistas, la señora Walker integró el Turbo NAS en su flujo de trabajo digital. Los equipos de proyectos pueden iniciar sesión desde cualquier dispositivo con Internet y tener acceso de lectura y escritura a los archivos que ella dejaba disponibles. Ella también podía hacer copias de seguridad de los datos más críticos a una ubicación remota, al intercambiar la capacidad del NAS con un colega de confianza.

Con respecto a los clientes, "se sorprenderá al saber la facilidad para que ellos pierdan el seguimiento de los archivos listos para imprimir más recientes", expresó la señora Walker. "Ellos están muy complacidos con la idea de que yo pueda mantener todos sus archivos de proyectos finales en una ubicación central con acceso permanente desde cualquier lugar".

Preparación para el mañana, hoy:

El QNAP TS-239 Pro II+ Turbo NAS tiene capacidad de almacenamiento suficiente para satisfacer las necesidades inmediatas de Verb Farm, con la posibilidad de instalar discos duros de mayor capacidad de almacenamiento, a medida que la agencia continúe aumentado sus ofertas de servicios en el futuro.

"Uno de mis proyectos próximos incluye vídeo", expresó la señora Walker. "Cuando tuve la oportunidad de colaborar con otras agencias en proyectos de vídeo, el simple hecho de administrar las secuencias de vídeo sin editar, bloqueó sus sistemas. Ellos siempre tenían que adquirir más discos duros externos. Con mi Turbo NAS, puedo escalar la capacidad a medida que se necesite para alojar los tamaños enormes de los archivos de las secuencias de vídeo. Es una solución más rentable a largo plazo".

Además de permitir el almacenamiento y compartimiento de archivos en diversas plataformas como Windows*, Mac*, Linux* y UNIX*, el dispositivo es un servidor FTP, Web, impresión y multimedia. "Ahora que hemos solucionado el compartimiento de archivos y la colaboración, puedo empezar a pensar en alojar mi sitios web en el Turbo NAS, además de muchas otras características que puedo añadir. Como empresa unipersonal, siempre estoy tratando de ser más inteligente para poder proporcionar soluciones prósperas a mis clientes. Ahora, con mi Turbo NAS, estoy más sincronizada con las necesidades de mis clientes y puedo establecer estándares que faciliten cada paso de nuestros proyectos en marcha".